Avstämning är en grundläggande kontoprocess som säkerställer att de faktiska pengarna som spenderas matchar de pengar som lämnar ett konto i slutet av en budgetperiod. Detta är särskilt viktigt för företag och individer att inspektera bedräglig aktivitet och för att förhindra fel i finansiella rapporter.
I slutet av varje skattemånad och kvartal är det en bra idé att förena ett konto. Vid avstämning av ett konto bevisar företag och individer att varje transaktion uppgår till rätt slutkonto. I allmänhet finns det två sätt att förena ett konto: granska dokument och granska analyser.
Dokumentationsgranskning
Dokumentationsgranskning är en vanlig process för avstämning av bokföring. Denna process granskar det lämpliga beloppet för varje transaktion och avgör om beloppet på kontot matchar det faktiska beloppet. Anta till exempel att en ansvarig person behåller alla kvitton och gillar att se till att pengarna som går till rätt platser, men sedan märker flera nya avgifter på kreditkortsräkningen.
Dessa avgifter är små, och de försummar dem förutsatt att det är lunchkostnader. Sedan inspekterar de företaget som debiterar kreditkortet och inser att det inte finns några kvitton från det här företaget. Denna person ringer kreditkortsföretaget för att bestrida detta och upptäcker att kreditkortsinformationen äventyras på grund av en brottsling som samlade in information från ett företag. Kreditkortsföretaget och företaget ersätter dem för felaktiga avgifter. Denna aktiva kontoavstämning gjorde det möjligt för individen att avbryta kreditkortet och stoppa all bedräglig aktivitet.
Analysgranskning
Analytics-granskning är en annan vanlig process som individer eller företag kan använda för att förena ett konto. Under denna process uppskattar företag det faktiska beloppet som ska ligga på kontona baserat på tidigare kontonivåer. Denna process är viktig för företag att kontrollera för bedräglig aktivitet eller fel i balansräkningen.
Till exempel köper fastighetsinvesteringsbolaget ABC cirka fem byggnader per räkenskapsår, baserat på tidigare aktivitetsnivåer. Företaget avstämmer sitt konto varje år för att kontrollera om avvikelser uppstår. I år märker den att det beräknade beloppet för dess förväntade kontosaldo är av med en hel siffra. Baserat på tidigare kontoaktiviteter och inköp, uppskattar den att dess betalningar ska uppgå till $ 5 miljoner. Det faktiska betalningsbalansbeloppet är 48 miljoner dollar för året, vilket är en stor skillnad i saldot. Företagets ABC-revisor granskar sin balansräkning och upptäcker att bokföraren angav en extra noll i slutet av sina konton som skulle betalas av misstag. Revisorn justerar de konton som ska betalas till 4, 8 miljoner dollar, vilket är ungefär de uppskattade betalningarna.
