Vad är en kupong?
En kupong är ett dokument som används av ett företags betalningsavdelning för att samla in och arkivera alla underlag som krävs för att godkänna betalningen av ett ansvar. En kupong är i huvudsak säkerhetsdokumenten för betalningar. Leverantörsskulder är kortfristiga räkningar som företag är skyldiga till leverantörer och leverantörer.
Kupongen är viktig eftersom det är en intern kontrollmekanism som säkerställer att varje betalning är korrekt godkänd och att de varor eller tjänster som köpts faktiskt tas emot.
Key Takeaways
- En kupong är ett dokument som används av ett företags betalningsavdelning som innehåller underlagsdokument för en faktura. En kupong är i huvudsak säkerhetsdokumenten för leverantörsskulder, som är fakturor som företag är skyldiga till leverantörer och leverantörer. Dokument i en kupong kan inkludera leverantörens faktura, skyldigt belopp, förfallodatum, huvudbokskonton och fraktkvitton. Alla belopp på utestående kuponger är skyldiga, och det enskilda beloppet redovisas som konton som ska betalas i balansräkningen.
Hur kuponger fungerar
Företag har olika kortfristiga ekonomiska åtaganden gentemot leverantörer och leverantörer under en redovisningsperiod. Ett företag kan behöva köpa lager eller råvaror från leverantörer som används i produktionen av företagets varor. Leverantörerna beviljar i huvudsak en förlängning av kredit till företaget så att betalning kan göras inom en snar framtid, t.ex. 30, 60 eller 90 dagar.
En kupong är ett formulär som innehåller alla underlag som visar de skyldiga pengarna och alla betalningar som betalas till en leverantör eller leverantör för en utestående betalning. Kupongen och nödvändiga dokument registreras i kupongregistret. Några av de underlag som finns i en kupong kan innehålla:
- Faktura från leverantören Leverantör eller leverantörsnamn som ska betalas Villkor för betalning såsom det skyldiga beloppet, förfallodagen och eventuella rabatter som leverantören har beviljat för att betala fakturan tidigtFöretagets inköpsorderKvitto som visar att varor mottogs av företaget från leverantören Huvudbok konton som ska användas för redovisningsändamål Signaturer från auktoriserade representanter hos företaget för köp och betalningSäkerhet för betalning och datum när fakturan till leverantören har betalats
Det totala beloppet för alla kuponger som har utestående fordringar redovisas som konton som ska betalas i balansräkningen. När kupongen har betalats, ingår betalningsbeviset i kupongen och registreras som ett betalt kupong.
Hur kuponger är användbara
Företagets kuponger fungerar som en viktig källa till bevis när en revision utförs. En revisor utför en uppsättning rutiner för att fastställa om de finansiella rapporterna inte innehåller väsentliga felaktigheter. Kuponger dokumenterar att de inköpta varorna faktiskt mottogs, vilket stödjer revisorns påstående att de varor och tjänster som bokförts i bokslutet verkligen finns. Kuponger motiverar också företagets kontantbetalningar till leverantörer och dokumenterar huvudbokskonton som används för att bokföra transaktionen.
Att använda ett kupongsystem minskar också risken för att anställda kommer att kollaborera för att stjäla företagets tillgångar. Företag använder segregering av arbetsuppgifter för att förhindra stöld av anställda, vilket innebär att kritiska uppgifter tilldelas olika personer inom organisationen. Kupongen dokumenterar att uppgifterna utförs av flera personer och skapar ett pappersspår så att en revisor kan bekräfta att uppgifterna var korrekt segregerade.
Exempel på en kupong
En lokal restaurang beställer kött och fisk varje några dagar från sina leverantörer. Restaurangschefen fyller en inköpsorder för 30 kilo kött, och ägaren initierar inköpsordern för att godkänna leveransen. När leveransen mottas jämförs innehållet i transporten med inköpsorder för att säkerställa att transporten matchar vad som beställts. Restaurangen fyller i ett leveranskvitto för att dokumentera processen, och leveranskvittot jämförs med säljarens faktura.
Kupongen, som är en försida som förklarar de bifogade dokumenten, inkluderar inköpsorder, leveranskvitto och faktura. Inköpsbeloppet läggs till och bokförs på konton som ska betalas i balansräkningen tills de betalas. Ägaren granskar all kuponginformation innan han undertecknar en check.
Kupongen inkluderar också huvudbokskonton som används för att registrera transaktionen. Restaurangen kan till exempel kreditera (öka) köttlagerkontot och debitera (minska) kontantkontot för att registrera betalningen. Mottagandet av betalningen och datumet registreras för att visa att kupongen har betalats. Leverantörsskulder återspeglar den lägre saldot på grund av att fakturan betalas, förutsatt att det inte genereras några ytterligare fordringar.
