Finansvärlden har utvecklats till en mycket konkurrenskraftig arbetsplats. Även om det bara finns 24 timmar på en enda dag, som man säger, är tiden pengar. Därför är effektiv tidsstyrning en konkurrensfördel för alla ekonomer som vill bli mer produktiva och öka kvalitetstiden bort från arbetet.
Men det finns många distraktioner som kan hålla dig på jobbet längre än nödvändigt. Läs vidare för att lära dig mer om några av dessa vanliga tidskräpare och ta reda på ett antal tips för tidshantering som får dig att göra mer arbete på mindre tid.
Svarta hålet
Det finns olika tidsförlorare som kan suga ner produktiviteten. Exempelvis frestas finanspersonal perpetually till multitask. Anta att du är en rådgivare och mellan 8:30 och 10 på en onsdagsmorgon lyckas du göra följande:
- Du arbetar på ett kalkylblad, men sluta efter att ha blivit avbruten av två nya e-postmeddelanden, skicka sedan av sex e-postmeddelanden i rad, följt av att kolla en college väns bröllopsbilder på Instagram, acceptera sedan en företagets sociala utflyktinbjudan via ett Slack meddelande, Innan fält två oväntade samtal från blivande kunder, och slutligen tvingas man plötsligt att hänga upp när din chef stannar förbi för att påminna dig om att du är fem minuter för sen för personalmötet.
Låter detta som en typisk morgon för dig? Om så är fallet, och särskilt om du arbetar i en företagsklimat som ett privat kapital som ett private equity-företag eller en investeringsbank, är du förmodligen i den lågpresterande nivån jämfört med dina kamrater.
Fem eller tio år från och med nu kommer ingen att komma ihåg, bry sig om eller marknadsföra dig för allt upptaget du har åstadkommit. Skulle världen ha brytt sig om Thomas Jefferson slutade mycket pappersmuffling men aldrig hjälpt till att skriva självständighetsförklaringen? Detsamma gäller i ditt jobb - din organisation värderar nödvändigt arbete och mästerverk, inte upptagen arbete.
Planera
Varje söndag eftermiddag, avsluta din kommande veckas "att göra" -lista, helst med en applikation eller webbtjänst som synkroniseras över alla dina enheter. Markera de artiklar som är helt avgörande för din framgång på jobbet och i ditt personliga liv. De som inte markeras är förmodligen saker som du kan delegera, försena eller undvika helt.
Inom finansieringen inkluderar kritiska leveranser rapporter eller forskning som måste vara korrekt och skickas in innan en tidsfrist. Din organisation serveras bättre om du fokuserar på att förbättra kvaliteten på dessa rapporter, i motsats till att bara göra ett anständigt jobb på dem så att du kan frigöra tid för icke-nyckelpunkter (som att svara på lågprioriterade e-postmeddelanden eller delta i en lång -vindigt möte).
På samma sätt, tio minuter innan du lämnar jobbet varje dag, avsluta listan nästa dags åtgärder och nummerera dem i ordning av vikt och prioritering. Återigen, ständigt fråga dig själv alla saker som du egentligen inte behöver göra - de saker som inte uppfyller en viss produktivitetströskel.
(Kolla också in Hitta din nisch inom finansbranschen.)
Göra flera saker samtidigt
Framgången inom finansieringen beror på ens förmåga att alltid leverera med kritiska och omedelbara leveranser. Vilka är de avgörande informations- och datapunkter som dina ekonomichefer litar på? Vad kan du leverera för att hjälpa din organisation och / eller dina kunder att vinna? Innebär det att en revisionsrapport läggs fram i rätt tid, exakta beräkningar av nuvärdet för ett föreslaget projekt eller att se till att formlerna i Excel leder till korrekta sammanlagda totaler?
I slutet av dagen bryr sig ingen om alla e-postmeddelanden som du har utbytt, sociala klubbmöten du deltog i eller den kronologiska arkiveringen av mappar i ditt skåp. Multitasking förhindrar ständigt individer från att ge sitt bästa på de få kritiska leveranser som deras arbetsgivare verkligen förväntar sig av dem.
Gör först de viktiga, svåra, brådskande och högsta värde-åtgärderna. Framgång i finansiering kan innebära enkelhet i metoder för hur du närmar dig dina uppgifter. Detta kan verka brutalt enkelt för den vällästa och oinitierade nyutbildade, men gör en sak åt gången och slutar inte förrän den är klar. Om dina uppgifter avser ett långsiktigt projekt, hacka det upp till kortare milstolpar och avsluta i förväg. Som Henry Ford sa: "Ingenting är särskilt svårt om du delar upp det i små jobb." Att göra saker från början till slut eliminerar kostsamma ineffektiviteter eftersom du undviker att behöva ständigt börja om och kalibrera om olika, oberoende föremål.
(Utforska typerna av jobb i finansbranschen med Financial Career Options for Professionals.)
Inkorg
Din inkorg är en stor tidslöshet. Om en majoritet av dina e-postmeddelanden är irrelevanta för dina omedelbara uppgifter, så fyller du sporadiskt din dag med skräpport.
För att undvika detta:
- Ställ in förutbestämda tider för att kontrollera ditt e-postmeddelande och kontrollera din inkorg högst tre eller fyra gånger per dag. Skapa en efter-timmarsmapp för e-postmeddelanden som du borde komma till, men som inte är brådskande. Den här mappen är särskilt användbar för att komma tillbaka till viktiga förfrågningar som kan vänta några arbetsdagar innan du får svar från dig. Skicka bara de mest kritiska e-postmeddelanden under din arbetsdag. Även om det är viktigt att hålla sig uppdaterad i din grupp, kan en stor del av din tid slösas bort av oerfarna eller mindre disciplinerade kollegor som översvämmar din inkorg med irrelevanta meddelanden. Du kan minska dessa typer av e-postmeddelanden genom att inte svara på dem som inte är arbetsrelaterade. Töm inkorgen innan du lämnar jobbet. Du kan göra detta genom att skapa projektrelaterade mappar där du kan parkera e-postmeddelanden relaterade till specifika problem. Om du håller din inkorg tom sparar du tid genom att eliminera meddelanden utan kärnan från din uppmärksamhet. Om det finns artiklar som absolut kräver uppmärksamhet inom de närmaste timmarna eller nästa dag, placera dem i en brådskande mapp.
Andra tidsbesparande tips
Håll koll på hur mycket tid du verkligen slösar bort
Skapa ett enkelt kalkylblad som låter dig ange den beräknade tiden du har slösat bort i triviala frågor. Gör detta dagligen. När du utvecklar och upprätthåller denna vana kommer du att träna dig själv att känna igen obetydliga frågor när du möter dem.
Behandla endast pappersdokument en gång
När de har bearbetats kan du arkivera dem, skicka in dem eller bli av med dem.
Direktmeddelande dina kollegor
Att gå runt på ditt kontor eller mellan avdelningar kan kosta dig några timmar per vecka - och vi vet hur kostsamt det är på årsbasis. Såvida det inte är en viktig eller komplicerad fråga, är att använda direktmeddelanden via ett företagsmeddelandesystem eller godkänd webbtjänst ofta ett mer effektivt sätt att snabbt få svar på olika frågor.
Vet var allt är när som helst
Detta inkluderar både elektronisk och pappersinformation. Om du värdesätter din tid, slösa inte den med att leta efter saker.
Separera dina uppgifter i fyra kategorier:
-
Brådskande och viktigt - till exempel finansiella och redovisningsrapporter med strikta och närmande tidsfrister.
Inte brådskande och viktigt - som nätverk inom din finansgrupp, utbildningskurser etc.
Brådskande och inte viktigt - till exempel sporadiska meddelanden från din inkorg och "registrera förfallodatum" för klubbmöten.
Inte brådskande och inte viktigt - som tio minuters konversationer av automaten, kontroll av fantasifotboll etc.
(Uppenbarligen bör du spendera så mycket av din dag som möjligt i den första kategorin.)
Delegerade, delegerade, delegerade
Det här är vad som kommer att skilja dig från förpackningen när du flyttar upp i organisationen. Hantera uppgifter som bara du kan utföra. När du finslipar dina tidshanteringsfärdigheter kommer du snart att ha direktrapporter tilldelats dig. Tilldela uppgifter som du inte behöver hantera dig själv så mycket som möjligt. Du bör bara göra de saker som absolut kräver din uppmärksamhet eller expertis.
Hantera inte din personlighet
Finanspersonal bör ha tidsförvaltningsförmåga, men de bör också ha rapport och goodwill med interna kollegor och det externa samhället. Att fokusera uteslutande på tid kan få dig att vara slipande, vilket kommer att få många människor när de är runt dig, inklusive i sociala och affärsutvecklingsmiljöer. Om du inte är försiktig, kommer du att gå och tänka att du är tidsledningsguru, men du kommer inte att vara helt medveten om "social idiot" stämpel på din panna.
Kommunikations-, ledarskap- och affärsutvecklingsfärdigheter är lika viktiga som tidhanteringsfärdigheter. När finansprofessionerna växer upp i sin karriär räcker inte bara tidshanteringsfärdigheterna för att hjälpa dem att nå nästa nivå (dvs. verkställande nivå).
Poängen
(Läs mer för mer Ekonomisk effektivitet: Analystens guide till tidshantering.)
