Vad är en begäran om offert (RFQ)?
En begäran om offert (RFQ) är en begäran om varor eller tjänster där ett företag ber leverantörer att lämna in en prisuppgift och bjuda på chansen att utföra vissa uppgifter eller projekt. En RFQ, även känd som en inbjudan till bud (IFB), är vanligtvis det första steget i att lämna in en begäran om förslag (RFP). Dessa två dokument är liknande, eftersom de ger detaljer om projektet eller tjänsterna som krävs, men RFQ: er begär i allmänhet en mer omfattande prisuppgift. RFQ: er kan skickas enskilt eller som en bilaga till en RFP.
Hur förfrågningar om offert fungerar
Utöver prissättning kan RFQ: er innehålla detaljer som betalningsvillkor, faktorer som kan påverka ett företags budval, inlämningsdatum och liknande. En myndighet som vill köpa 500 datorer med en specifik hårddiskstorlek och bearbetningshastighet, till exempel, skulle skicka en RFQ till ett antal leverantörer, som blivande budgivare.
Eftersom RFQ-formatet är enhetligt inom ett visst företag, när RFQ: erna kommer tillbaka med sina prisuppgift, kan det begärande företaget jämföra dem enkelt. Vanligtvis är en RFQ-process indelad i fyra avsnitt:
Förberedelsefasen, behandlingsfasen, tilldelningsfasen och avslutningsfasen. Företaget kommer i allmänhet att tilldela kontraktet till säljaren som uppfyller de minimikvalificeringskriterierna och presenterar det lägsta budet.
Särskilda överväganden: Använda RFQ: er
RFQ är inte offentliga tillkännagivanden. Eftersom det uppmanande företaget bara skickar RFQ till företag som det litar på, behöver det inte förbereda långa upphandlingsdokumentationer. Till skillnad från en offentlig uppmaning kan ett företag bara få tillbaka antalet bud som det begärde, vilket också sparar tid.
Att använda en RFQ minskar den tid det tar att skaffa varor eller tjänster. Det erbjuder också en viss säkerhet eftersom ett företag får bud bara från leverantörer som det föredrar. Å andra sidan, eftersom RFQ: er minskar mängden konkurrens, kan ett företag missa att få det lägsta tillgängliga priset eller lära sig om nya högkvalitativa leverantörer.
När ett företag får en offert som svar på en RFQ är det inte ett erbjudande eller ett bindande avtal. Advokaten kommer att erbjuda jobbet till den valda leverantören genom att skicka den en inköpsorder, som i själva verket är ett kontrakt som anger villkoren för arbetet. När en leverantör accepterar och undertecknar inköpsordern börjar kontraktet.
