Vad är småkassa?
En småkassa är en liten mängd kontanter som hålls till hands för att betala för mindre utgifter, till exempel kontorsmaterial eller återbetalningar. En småkassa kommer att genomgå periodiska avstämningar, med transaktioner som också redovisas i bokslutet. Det kan finnas en småkassa, som kan vara en låda eller låda, i varje avdelning för större företag.
Key Takeaways
- Små kontanter eller småkassa är en liten mängd kontanter som används för att betala utgifter för små för att förtjäna att skriva en check. Det kan finnas en småkassalåda eller låda i varje avdelning för större företag. En småkassafond kan användas för kontorsmateriel, kort för kunder, blommor, betala för en serverad lunch för anställda eller ersätta anställda för utgifter.
Förstå småpengar
Små kontanttransaktioner ger bekvämlighet för små transaktioner för vilka det är orimligt eller oacceptabelt att utfärda en check. Den lilla mängden kontanter som ett företag anser småaktigt kommer att variera, med många företag som håller mellan $ 50 och $ 200 som en småkassa. Exempel på transaktioner som en småkassa används för inkluderar:
- KontorsmaterielKort för kunderBlommorBetalning för en serverad lunch för en liten grupp anställda Återbetalning av en anställd för små arbetsrelaterade utgifter
Förvaringsinstitut för småkassa utses för att övervaka fonden. Förvaringsuppgifterna inkluderar i allmänhet verkställighet av små kontantregler och bestämmelser, begär påfyllning och utdelning av medel.
Särskilda överväganden
Småkassafonden justeras regelbundet för att verifiera att fondens saldo är korrekt. Typiskt, eftersom småbidraget sjunker till en förinställd nivå, ansöker vårdnadshavaren om ytterligare kontanter från kassören. För närvarande beräknas summan av alla kvitton för att säkerställa att det matchar de utbetalda medlen från småkassalådan. Om nya medel behövs skriver kassören en ny check för att finansiera småkassalådan och tar i utbyte kvitton från inköp som tömde kontanterna.
Avstämningsprocessen säkerställer att fondens återstående saldo är lika med skillnaden mellan den ursprungliga saldot minus avgifter som anges på kvitton och fakturor. Om återstående saldo är mindre än vad det borde vara, är det brist. Om återstående saldo är mer än vad det borde vara, finns det ett överskott. Även om det kan vara mindre avvikelser bör källan till avvikelsen identifieras och korrigeras när den är obalanserad.
Internrevisionstjänsten (IRS) rekommenderar att man arkiverar små kontantkuponger och fäster dem vid kvitton för att registrera och dokumentera småkostnader.
Krav på små kontanter
Användningen av en liten kassafond kringgår vissa interna kontroller. Tillgången på små kontanter betyder inte att de kan nås för något syfte och av någon. Många företag använder strikt intern kontroll för att hantera fonden. Ofta har begränsade personer tillstånd att godkänna utbetalningar och kan bara göra det för utgifter relaterade till legitima företagsverksamhet eller verksamhet.
En småkassör kan tilldelas att utfärda kontrollen för att finansiera småkassalådan och göra lämpliga bokföringsposter. Småförvaltaren är belastad med att dela ut kontanterna och samla in kvitton för alla köp eller andra användningar av fonderna. När summan av små kontanter minskar bör intäkterna öka och binda till det totala belopp som tas ut.
Genom att ha en småkassa och en småförvaltare hjälper den dubbla processen att hålla fonderna säkra och se till att endast de behöriga har tillgång till det.
Spela in småkassa
När en småkassa används, registreras fortfarande småkassetransaktioner i finansiella rapporter. Inga bokföringsdagbokposter görs när inköp görs med små kontanter, det är bara när depotmottagaren behöver mer kontanter - och i utbyte mot kvitton, får nya medel - att journalposterna registreras. Dagboksposten för att ge vårdnadshavaren mer kontanter är en debitering till småkassa och en kredit till kontanter.
Om det finns en brist eller överskott registreras en journalregistrering till ett över- / kortkonto. Om småkassafonden är över, anges en kredit som representerar en vinst. Om småkapitalfonden är kort, debiteras en debitering som representerar en förlust. Det över- eller korta kontot används för att tvinga balans på fonden vid avstämning.
