För ett litet företag med få transaktioner kan en smart företagare använda Excel som en ersättning för redovisningsprogramvara. Excel har alla verktyg som behövs för att skapa och underhålla en huvudbok, men det kräver en solid förståelse för grundläggande redovisning och uppmärksamhet på detaljer. För företagare som är osäkra på om de är redo eller har resurser att investera i redovisningsprogramvara kan Excel vara ett bra ställe att börja föra bokföringsposter tills bokföringsprogramvaran har köpt.
Använda Excel som en huvudbok
En enkel inställning för journalföring bör först innehålla kolumner för transaktionsdatum, transaktionsbeskrivning och ett referensnummer, till exempel en faktura eller checknummer. I de kommande kolumnerna listas alla konton som ska användas under året. En noggrann tanke bör gå till valet av konton, eftersom det kommer att vara svårt att gå tillbaka och göra ändringar senare. Från vänster till höger bör de första kontona listas vara resultaträkenskonton som börjar med intäkter och slutar med utgifter. Nästa kommer att vara tillgångskonton, sedan ansvarskonton och slutligen alla aktiekonton.
Huvudbok använder bokföring med dubbla poster för att hålla reda på alla företagets transaktioner, och det är viktigt att ha en solid förståelse för detta koncept innan du börjar använda Excel som huvudbok.
Vad är bokföring med dubbelt inträde?
Om detta är ett nytt företag kommer den första transaktionen troligen att vara det egna kapitalet som investerats i företaget. Låt oss som ett exempel säga att en entreprenör som heter Jane beslutar att öppna en maskinbutik. Hon har 750 000 dollar på besparingar för att starta företaget och öppnar ett företagskonton med fonderna.
Med hjälp av bokföringskoncept med dubbla poster vet Jane att denna transaktion kommer att öka företagets kassakonto (debiteringsposten) och kommer att kompenseras av en ökning av ägarens eget kapitalkonto (kreditposten). I detta Excel-system ska alla debiteringsposter registreras som positiva värden, medan alla kreditposter ska registreras med negativa värden.
I det här exemplet bör Jane ange transaktionsdatumet och en beskrivning som ”kapitalinvestering” i kalkylbladets första rad. Hon kommer sedan att sätta en positiv $ 750 000-post i kassakontokolumnen i kalkylarket, och en negativ $ 750 000-post i kalkylkolumnen för "ägarkapital" i kalkylarket. För att verifiera siffrorna bör Jane använda en Sum-formel för att säkerställa att alla poster på varje rad summerar till noll dollar.
Därifrån fortsätter Jane att ange en rad för varje transaktion. Om hon köper utrustning med företagets kontanter kommer Jane att ange en transaktion för att visa en debitering eller positiv post till kolumnen "utrustningskonto" och kredit eller negativ post till kolumnen "kontant". Om hon säljer bearbetningstjänster till en kund, registrerar hon en kredit till "intäktskontot" och en debitering till ett "egetkapitalkonto".
Slutligen ska summan för varje kontokolumn summeras längst ner i kalkylarket. Summan av alla inkomstinkonton kan läggas samman för att beräkna nuvarande nettointäkt. Andra kolumner kan konfigureras efter behov för att beräkna till exempel totala tillgångar, totala skulder och totalt eget kapital.
