Bokföring med dubbla poster är konceptet att varje bokföringstransaktion har två påverkningar på ett företags ekonomi. Huvudbok är protokollet för de två sidorna av varje transaktion. Om ett företag säljer en produkt, ökar dess intäkter och dess likvida medel ökar lika mycket. När ett företag lånar pengar från en borgenär ökar kontantbalansen, men saldot på företagets skuld ökar med samma belopp.
Systemet med dubbelt inträde skapar en balansräkning som består av tillgångar, skulder och eget kapital. Arket är balanserat eftersom ett företags tillgångar alltid kommer att vara lika med sina skulder plus eget kapital. Tillgångar inkluderar alla föremål som ett företag äger, till exempel lager, kontanter, maskiner, byggnader och till och med immateriella föremål som patent. Skulder representerar allt företaget är skyldigt någon annan, till exempel kortfristiga konton som ska betalas till leverantörer eller långsiktiga betalningar till en bank. Eget kapital representerar ägarnas andel i företaget. Eget kapital kan innehålla eventuella bidrag som ägarna har gjort till företaget, plus företagets vinster eller minus företagets förluster.
Varje post har en "debet" -sida och en "kredit" -sida, registrerad i huvudboken. Tillgångskonton ökar när de debiteras och minskar när de krediteras. Omvänt ökar skulder och eget kapital när de krediteras och minskar när de debiteras. Om en tillgång ökar med en debitering, kommer kreditens sida av posten antingen att påverka en annan tillgång genom att minska den, eller påverka ett skuld- eller aktiekonto, öka den, för att hålla tillgångarna = skulder + kapitalekvationen i balans.
Till exempel, om Lucie öppnar en ny livsmedelsbutik, kan hon starta verksamheten genom att bidra med några av sina egna besparingar på 100 000 dollar till företaget. Den första inträde i huvudboken skulle vara en debitering till Cash, öka företagets tillgångar och en kredit till kapital, vilket ökar Lucies ägarandel i företaget. Om Lucie köper några hyllenheter för $ 5 000 på företagets kreditkort, skulle nästa post till huvudboken vara en debitering till Equipment för $ 5 000, öka företagets tillgångar och en kredit till kreditkort för $ 5 000, öka skulderna av företaget.
En underbok finns för varje enskilt konto, som endast kommer att utgöra hälften av posten. Huvudbok har dock rekordet för båda halvorna av inträde. När Lucie köper hyllorna skulle underbokens Equipment bara visa hälften av posten, vilket är debitering till Equipment för $ 5 000. Kreditkortsuppgiften skulle innehålla en post för den andra hälften av posten, en kredit på $ 5 000. Huvudboken skulle ha två rader som läggs till, som visar både debet och kredit för 5 000 dollar vardera.
Enligt Wall Street Journal dokumenterades tidig användning av systemet med dubbelt inträde av Luca Pacioli på 15-talet. Revisorer på 1400-talet använde penna och papper för att spela in, och noggrant hålla reda på varje dubbel post. Revisorer använder idag vanligtvis inte en fysisk huvudbok; men modern redovisningsprogramvara använder dock samma underliggande koncept för att bokföra två poster till huvudboken för varje transaktion.
