Enterprise Resource Planning (ERP) är en processorienterad metodik som integrerar system som används över olika avdelningar i ett företag, vilket möjliggör enkelt och enhetligt informationsflöde under definierade kontroller, med hjälp av programvaruapplikationer och definierade bästa metoder.
Den här artikeln beskriver de verktyg som används i ERP och deras egenskaper för de olika funktionerna de tillgodoser. För att bättre förstå verktygen, låt oss börja med funktionskraven.
Vad behövs från ett ERP-system?
Alla ERP-system måste i princip uppfylla följande funktionskrav.
- Det måste vara ett enhetligt system, med användarvänliga applikationer och gränssnitt, som fungerar sömlöst över flera avdelningar med den nödvändiga kontrollerade accessen En gemensam databas (eller flera men delade databaser) som är tillgängliga via olika applikationer Sök- och rapporteringsverktyg för att generera rapporter baserade på olika parametrar (som "alla oskickade beställningar från igår i kategorin" leksaker ") Skalbarhet, anpassning och enkel integration av ad hoc-moduler, efter behov
Verktygen som uppfyller ERP-kraven:
För att tillgodose behoven i ovan nämnda funktionskrav är följande verktyg och applikationer obligatoriskt integrerade i ERP-systemet.
Datalagring och informationshantering med etablerat arbetsflöde över olika avdelningar och funktioner är ryggraden i alla ERP-system. Flera lösningar och verktyg finns tillgängliga för datalagring, som inkluderar relationsdatabaser från företag som Oracle, Sybase, DB2 och öppen källkodserbjudanden som Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby, etc. Andra informationshanteringsverktyg kan inkludera Content Management Systems (CMS) och lagringsapplikationer.
Beroende på bransch och nödvändiga funktioner måste en lämplig väljas. En tillverkare kan hitta en transaktionsdatabas som Oracle eller MySQL för att vara mer relevant när transaktionsbaserad data rör sig genom olika status (från tillverkning till lager till orderfångst till försäljning till leveransstatus). Å andra sidan kan ett online-innehållsföretag hitta ett CMS-lagringssystem med versionskontroll bättre för deras behov.
Databasen eller förvaret kan vara antingen en enda centraliserad, eller flera med automatiskt dataflöde från en databas till en annan. Det definierade arbetsflödet säkerställer sömlös datarörelse. Databaser kan vara värd lokalt eller på distans eller till och med i molnet.
· Applikationer och gränssnitt med lämplig behörighetskontroll:
Datalagring och hantering kräver skrivskyddad eller redigeringsåtkomst för att bearbeta data. När artiklarna har tillverkats måste de markeras som redo i lager. Aktiehanteringsavdelningen uppdaterar sedan den som redo för försäljning. Efter ett köp bör objektet uppdateras till såld status och så vidare. För att åstadkomma detta utgör användarvänliga applikationer och gränssnitt en integrerad del av alla ERP-system som också har definierade kontroller och behörigheter. Till exempel, när en artikel har markerats som såld, bör endast operatörer av logistikavdelningen kunna uppdatera den ytterligare, medan de från tillverknings- eller lageravdelningen bör få en åtkomst till en vy.
På samma sätt för en innehållsskrivande ERP-verktyg, när en författare har skickat innehållet till redaktören för granskning, bör bara redaktören kunna ändra det för att undvika dubblering och innehållskonflikter.
För att möjliggöra inbyggnad av sådana behörighetsbaserade kontroller, applikationer och gränssnitt, alla ERP-lösningar som kan vara webbläsarbaserade, stationära installationer eller surfplattor / mobilappar. Ett tillverkningsteam på en stationär plats föredrar ett skrivbordsbaserat gränssnitt, medan ett säljteam som hela tiden är på väg kommer att dra nytta av ett webbläsarbaserat gränssnitt eller mobilapp.
Ett ERP-system består av flera moduler och databaser där datauppdateringar och åtgärder följer en logiskt definierad sekvens baserad på affärsbehov. Detta utgör arbetsflödet. Arbetsflöde kan betraktas som sinnet som styr de olika kroppsfunktionerna (blodflöde, luft, mat och andra förnödenheter, rörelse av kroppsdelar, etc.). Ett klart definierat arbetsflöde med lämplig åtkomst på olika nivåer är den nödvändiga delen av alla ERP-lösningar.
Vanligt använda verktyg implementerade inom ERP-ramverket inkluderar Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM, etc.
Ledningsnivå, avdelningsnivå, teamnivå eller individuell nivårapportgenerering är ett annat viktigt krav för ett ERP-system. Det är vanligtvis tillgängligt i antingen en instrumentpanelform (med en realtidsdatavy - som visar information som mottagna order men ännu inte skickats, misslyckade betalningar förra veckan etc.) eller anpassningsbara rapporter genererade i vanliga ord- eller data- redigera applikationer som kalkylblad.
De flesta rapporteringsverktyg och instrumentpaneler fungerar i realtid (eller med minimal tidsfördröjning). Liksom applikationer som används av avdelningar för datauppdateringar, är dessa rapporteringsverktyg / instrumentpanelvisningar tillgängliga som webbläsarbaserade eller stationära installationer. De inkluderar också rapporteringsfunktioner som är slut på dagen och erbjuder e-postmeddelanden till rapporter med diagram / diagram / tabeller som Microsoft Excel eller Word-bilagor.
· Kommunikationsverktyg:
Inom alla system som arbetar på flera avdelningar är kommunikation obligatorisk. ERP-system underlättar detta genom att erbjuda verktyg för handlingsbaserad automatiserad e-postgenerering, snabbmeddelanden, chat eller allmänna sändningsfunktioner på individ- och gruppnivå. Säg när en beställning är markerad som "Klar att skickas", bör en automatiserad mailer utlöses till logistikavdelningen för att inleda sändningsprocessen; Eller om ett pizzabutikök har utvecklat ett problem kan ett allmänt sändningsmeddelande skickas till alla andra avdelningar för att sluta ta ytterligare order.
Ytterligare snabbmeddelandefunktioner (som de från Lync, Chatter eller Yammer) är integrerade för att möjliggöra enkel och snabb kommunikation.
Förutom ovanstående verktyg som är en integrerad del av alla ERP-system finns det ytterligare verktyg som kan integreras efter behov:
Många analysverktyg kan integreras i ERP-system för affärsintelligens, prediktiv analys, data mining och relaterad analys. Dessa analysverktyg används för att få värdefull insikt för att skapa strategiska affärsbeslut baserade på tillgängliga data (som att spåra konsumentbeteende runt semestershopping, jämförande resultat för produkter i rödfärgade hyllor med mer försäljning än de i blåfärgade hyllor, etc.)
· Resursallokering och verktyg för schemaläggning av uppgifter:
ERP-system kan också integrera verktyg för fördelning av resurser mellan avdelningar och uppgifter (för arbetsintensiva industrier). Dessa verktyg arbetar enligt den enkla principen för definierad tid som en uppgift / projekt tar mot resurstillgänglighetsschemat. Efter avslutad uppgift tilldelas resursen automatiskt en ny uppgift som matchar hans färdigheter, eller läggs i en pool för nästa uppdrag. Verktyg har funktionalitet för manuell ingripande på handledarens nivå om en uppgift försenas. Fördelarna inkluderar tydlig synlighet om nuvarande och framtida arbetsbelastning, optimalt resursutnyttjande, utforska möjligheterna till automatisering etc.
· Övriga tilläggsfunktioner: ERP-system kan integrera moduler för mänsklig resurshantering, projektledning, tidsspårningssystem, dokumenthantering, etc. enligt affärsbehoven. Det finns ett stort antal verktyg tillgängliga specifika för varje bransch och funktionstyp, och ERP-leverantörer ger sin hjälp till intresserade kunder med att välja den bästa passformen. Internet är alltid tillgängligt för självhjälp för att få information som krävs.
Den nedersta raden:
ERP är ett komplext ramverk att implementera och behöver vanligtvis en dedikerad leverantör för implementering. Två stora flaskhalsar som identifierats med ERP-implementeringar är höga kostnader och underlåtenhet att följa bästa praxis. Även om kostnaden till viss del kan mildras genom noggrann värdering av olika leverantörer och utvärdering av gratis open source-verktyg, kan den andra utmaningen av misslyckanden på grund av bristande efterlevnad av bästa praxis mildras genom fokuserad utbildning till anställda. Korrekt bedömning i början, samarbete med leverantörer med rätt expertis och att vara tydliga på kraven från början kommer att hjälpa till en effektiv och framgångsrik implementering av ERP-verktyg. (För relaterad läsning, se "Fallstudier av framgångsrik företagsresursplanering")
