Vad är kontoavstämning?
Kontoavstämning är processen för att bekräfta att två separata register över transaktioner på ett konto är lika. Både institutioner och individer utför kontoavstämning. På institutionell nivå måste banker och mäklare internt granska transaktioner mellan deras huvudboksposter och individuella kontoposter. Kontoavstämning kan hjälpa organisationer att fastställa fel i bokföringen som kan indikera misstag, felberäkningar eller kontantläckage. Tack vare datorautomation är denna process mycket snabbare än den en gång var.
Key Takeaways
- Kontoavstämning bekräftar att två transaktionsregister är lika och balanserade. Institutioner och individer utför kontoavstämning vid balansering av checkböcker och ser till att poster matchar uttalanden. Kontoavstämning i banker är en reglerings- och efterlevnadsfunktion.
I Sarbanes-Oxley Act från 2002 fastställdes parametrar för avstämning av företagskonton. Innan Sarbanes-Oxley redovisade redovisningsstandarder inte behovet av att tillämpa bästa praxis för avstämning av konton. Företagen hålls nu vid mycket högre standarder för intern kontroll och revisionsförfaranden.
Avstämning inträffar också när en kund hos en bank eller mäklare bekräftar att hans eller hennes personliga poster matchar vad som rapporteras i periodiska uttalanden. På individnivå är balansering av en checkbok en form av kontoavstämning. Termen kan också hänvisa till balansering av böcker och poster i ett företag med program och datainmatningar.
Förstå kontoavstämning
För större institutioner kontrakteras ofta tredjeparter för att göra kontonavstemning, vilket ger en objektivitetsnivå för granskningen. Avstämning av konton inom finansiella institutioner är en viktig funktion för reglering och efterlevnad, och det är ett primärt fokus för externa tillsynsmyndigheter i deras rutinmässiga granskningar av företaget. Kunderna hos dessa företag bör också hålla ett exakt register och rapportera avvikelser omedelbart. När datorsystem kommer att registrera transaktioner och klientpositioner innebär ofta avstämning att fixa små avvikelser på några dollar, eller till och med pennies, mellan en källa och en annan. Ju längre ett fel upptäckts, desto svårare blir det att förena de två posterna.
Hur kontoavstämning fungerar
På organisatorisk nivå kan kontoavstämning göras genom att följa en förenklad process. Först bör all nödvändig redovisningsinformation samlas in. Därefter jämförs företagets kontoutdrag med huvudboken. Eventuella avdrag för avdrag i bolagets huvudbok bör dras av från det slutliga saldot, och eventuella väntande insättningar bör läggas till slutbalansen. Om kontot har ränta bör det beräknas. Utestående kontroller bör dras av, liksom bankfel, som felaktiga debiteringar eller krediter, och bankavgifter. Slutligen bör både företagets uttalande och huvudbok visa samma slutliga balans. Eventuella fel som kvarstår i slutet av processen bör undersökas genom att verifiera att varje transaktion är bokförd i huvudboken och att beroende på insättningar och utestående kontroller redovisas.
Individer kan förena sina personliga konton med en liknande process. I stället för en huvudbok skulle de jämföra sina kontoutdrag eller andra finansiella kontoutdrag med ett personligt register över debiteringar och krediter, till exempel ett checkbokregister. Tack vare tillkomsten av onlinebank och nedgången av papperskontroller gör emellertid många individer inte längre kontoavstämning för de flesta av sina finansiella konton och är beroende av sina banker för att visa rätt slutbalans i onlinebankportaler.
