Debitanteckningar är en form av bevis på att ett företag har skapat en legitim debiteringspost under behandlingen av ett annat företag. Detta kan inträffa när en köpare returnerar material till en leverantör och måste validera det återbetalade beloppet. I detta fall utfärdar köparen en debetnot som återspeglar redovisningstransaktionen.
Ett företag kan utfärda en debetnot som svar på en mottagen kreditnota. Fel (ofta ränta och avgifter) i en försäljnings-, köp- eller lånefaktura kan få ett företag att utfärda en debetnot för att åtgärda felet.
Key Takeaways
- En debetnot är en skriftlig transaktion som säger att ett företag har vidtagit ekonomiska åtgärder som ett resultat av att hantera ett annat företag. anteckningen motsvarar en debetnot i en redovisningslogg. Affärstransaktioner använder både debet- och kreditnoter; alla anteckningar är daterade, inkluderar ett serienummer, beskrivning av transaktionen, information om returen och signaturerna hos de inblandade personerna. En underfakturerad faktura som en leverantör senare försökte åtgärda skulle vara ett typiskt exempel på en debetnot; en butik som returnerar produkter till sin leverantör och vill återbetala skulle vara ett annat exempel.
Debetanmärkningar vid transaktioner
Debetanmärkningar och kreditnoter är nästan alltid involverade i affärsverksamhet (B2B) -transaktioner. De motsvarar debet- och kreditposter i bokföringsloggar, som vidare fungerar som bevis på en tidigare affärstransaktion. De kan också kallas debiteringsmemo.
Betalningsnoteringar innehåller vanligtvis samma allmänna information: datum för anteckningen, ett serienummer, en kort beskrivning av den tidigare affärstransaktionen, detaljer om returnerade artiklar (inklusive moms och en hänvisning till fakturan) och underskrifter för lämpligt företag myndigheterna.
Det är troligt att du hör om en debetnot efter en fakturerad underfakturering. Anta att en leverantör skickade material med en värde av 10 000 dollar till en klient, men skickade bara en faktura för $ 9 500. Efter att ha insett sitt misstag kunde leverantören lämna in en debetnot till sin klient för en skillnad på $ 500 för att lösa problemet och göra eventuella justeringar av sina bokföringsregister.
Debitanteckningar, betalkort, debiteringskvitton och fakturor har alla liknande karaktär och är alla legitima dokument som visar ekonomiska transaktioner mellan företag; emellertid används termen "betalkvitto" sällan, om någonsin, i B2B-transaktioner.
Debitkvitton
Det finns viss oklarhet mellan termerna "debetnota" och "debetskvitton." Ibland används ett kvitto för debitering utbytbart med en debetnot - vid andra tillfällen är debitkvitton bara avsedda att beskriva skriftliga poster som bevisar att en kund är skyldig pengar till ett företag. Det är sällsynt att se betalkvitto som används för B2B-transaktioner.
fakturor
En debetnot eller ett kvitto på kvitto liknar en faktura. Huvudskillnaden är att fakturor alltid visar en försäljning, där debetnoter och debiteringskvitton återspeglar justeringar eller avkastning på redan genomförda transaktioner.
Debetanvisningar kan också ersättas med traditionella fakturor när en vara eller tjänst tillhandahålls som ligger utanför det normala verksamhetsområdet. Detta hjälper till att skilja transaktionen för båda bokföringsavdelningarna och hindrar också det utfärdande företaget från att skapa en ny typ av faktura.
B2B-transaktioner baseras vanligtvis på en förlängning av kredit, där en leverantör skickar en sändning till ett företag innan han får betalt och sedan fakturerar företaget det belopp som är skyldigt efter leverans; debiteringar och krediter är den redovisningsmetod som används för att hålla reda på dessa transaktioner.
Materialretur
Tänk på debetnoter som fordringar på affärsfel. När det gäller återlämnade varor från en köpare till en leverantör eller leverantör, visar debetnoteringen förändringen i köparen (bokföringsloggar) och begär återbetalning. Leverantören / leverantören skickar ofta en kreditnota som bevis på omvändningen.
Tänk till exempel på fallet där företag XYZ returnerar material till sin leverantör, företag ABC. För att bevisa beloppet som det ska återbetalas utarbetar XYZ en debetnot. Det ursprungliga köpet var för 5 000 dollar, så debetnoteringen bör spegla materialkostnaderna plus lokala momssatser. Skatter och kostnader för varor ska alltid vara separata rader i anteckningen.
Vid mottagandet bör ABC skapa en liten kreditnota som bevis på förståelse och sedan fortsätta med att återbetala (eller erbjuda kredit till) XYZ (så länge debetnoteringen innehöll korrekt information).
Ränta / provision
Anta att ett företag är skyldigt en borgenär eller provision till tredje part för levererade tjänster. I ett sådant fall utfärdas vanligtvis debetnoteringen för att svara på en mottagen kreditnota, men en gäldenär kan alltid utfärda en obefogad.
Debitanteckningar för kommissionen är vanliga mellan moderbolag och dotterbolag. Ränteavdragsbetalningar kan användas för att justera tidigare betalningar eller som en enkel form för journalföring.
