Förutbetalda kostnader redovisas inte initialt i en resultaträkning. Istället redovisas förutbetalda kostnader initialt i balansräkningen, och sedan, när fördelen med den förbetalda kostnaden realiseras, eller när kostnaden uppstår, redovisas de i resultaträkningen.
När ett företag betalar för en kostnad redovisas det som en förutbetald tillgång i balansräkningen, där en samtidigt uppteckning registreras som reducerar företagets likvida medel (eller betalningskonto) med samma belopp. De flesta förutbetalda kostnader visas i balansräkningen som en omsättningstillgång, såvida inte utgifterna ska uppstå förrän efter 12 månader, vilket är en sällsynthet.
Då kostnaden uppkommer reduceras det förbetalda kostnadskontot med kostnaden och kostnaden redovisas i företagets resultaträkning under den period då den uppstod.
Betraktas försäkring som ett förskottsutgifter?
En av de vanligaste formerna av förutbetalda kostnader är försäkring, som vanligtvis betalas i förskott. Till exempel betalar företag ABC en premie på 12 000 dollar för ansvarsförsäkring för styrelseledamöter och tjänstemän för det kommande året. Företaget betalar för polisen i förväg och gör sedan varje månad en justering för att redovisa försäkringskostnaderna. Den första posten, där vi debiterar det förutbetalda kostnadskontot och krediterar det konto som användes för att betala för utgiften, skulle vilja ha detta:
Sedan, efter en månad, gör företaget en justeringspost för den försäkring som används. Företaget debiterar det lämpliga kostnadskontot och krediterar det förbetalda kostnadskontot för att minska tillgångsvärdet. Den månatliga justeringen för företagets ABC skulle vara $ 12 000 dividerat med 12 månader eller $ 1 000 per månad. Justeringsposten i slutet av varje månad verkar på följande sätt:
Hyra som en förbetald kostnad?
Företag kan förbetala hyror i månader i förväg för att få rabatt, eller kanske hyresvärden kräver en förskottsbetalning med tanke på hyresgästen. Hursomhelst, låt oss säga att företag XYZ betalar för kontorslokaler i sex månader i förväg, totalt 24 000 dollar. Den första posten är som följer:
Sedan varje månad avslutas reduceras det förbetalda hyreskontot, som finns i balansräkningen, med det månatliga hyresbeloppet, som är $ 24 000 dividerat med sex månader, eller $ 4 000 per månad. Samtidigt redovisar företaget en hyreskostnad på 4 000 USD i resultaträkningen. Således kommer den månatliga justeringsposten att visas på följande sätt:
Andra förbetalda utgifter
Tilläggskostnader som ett företag kan betala för för inkluderar ränta och skatter. Ränta som betalas i förskott kan uppstå när ett företag betalar före förfallodagen. Under tiden betalar vissa företag skatter innan de förfaller, till exempel en uppskattad skattebetalning baserad på vad som kan komma att förfallas i framtiden. Andra mindre vanliga förbetalda kostnader kan inkludera hyra av utrustning eller verktyg.
Tänk som exempel på Company Build Inc. som har hyrt en utrustning för ett byggjobb. Företaget betalade 1 000 dollar den 1 april 2019 för att hyra en utrustning för ett jobb som kommer att göras inom en månad. Företaget skulle erkänna den initiala transaktionen enligt följande:
Sedan när utrustningen används och den faktiska kostnaden uppstår skulle företaget göra följande för att minska det förbetalda tillgångskontot och låta hyreskostnaden visas i resultaträkningen:
Oavsett om det är försäkring, hyra, verktyg eller andra utgifter som betalas i förväg, bör det registreras på rätt kontot för förbetalda tillgångar. Sedan, i slutet av varje period, eller när kostnaden faktiskt uppstår, bör en justering anges för att minska det förbetalda tillgångskontot och redovisa (kredit) rätt inkomstkostnad, som sedan kommer att visas i resultaträkningen.
Varför förskottsbetalade utgifter ursprungligen inte ingår i resultaträkningen?
Förutbetalda kostnader ingår inte i resultaträkningen per generellt godkända redovisningsprinciper (GAAP). I synnerhet GAAP-matchningsprincipen, som kräver periodiseringsredovisning. Periodiseringsbokföring kräver att intäkter och kostnader redovisas under samma period som uppstår oavsett när kontanter eller pengar byter hand. Det vill säga att utgifter bör bokföras när de uppkommer. Således redovisas inte förutbetalda kostnader i resultaträkningen när de betalas, eftersom de ännu inte har uppstått.
